Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области


^ Его Превосходительству

государю Мартину Вуковичу,

Чрезвычайному и Полномочному

Послу Австрийской Республики

в Русской Федерации


Реквизит «Адресат» печатается через 1 межстрочный интервал и размещается в верхнем правом углу первого листа письма. Составные части реквизита выравниваются по левой его границе Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области. Количество строк реквизита «Адресат» должно быть менее 6, а количество печатных символов в строке – менее 30. Если в строке более 30 печатных символов, то реквизит «Адресат» можно оформить шрифтом наименьшего размера. Реквизит «Адресат» печатается Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области компактно, без разрядки и подчёркиваний.

Если письмо адресуется организации, то указывается её наименование на российском языке в кавычках, к примеру:


«Американ Нэшнл

Сошиал Инститьют»


Если письмо адресуется должностному лицу организации, то указываются его Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области должность, заглавие организации, имя, фамилия на российском языке, к примеру:


^ Президенту компании

«Д.Коук энд Сан Лтд»

государю Алану Видмару


Если письмо адресуется личному лицу, то указываются его имя (инициал имени) и фамилия, к примеру:

Государю Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области

Л.Серрано Корречеру


При написании сложных имён и фамилий (испанских, арабских) их сокращения не допускаются.

При написании страны употребляется полное официальное заглавие страны, к примеру:


Соединённые Штаты Америки

Федеративная Республика Германия


3.8.4. Дата и регистрационный Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области номер письма.

Дата письма проставляется в согласовании с расположением этого реквизита на бланке и оформляется цифровым методом.

Регистрационный номер письма проставляется в согласовании с расположением этого реквизита на бланке.

Ссылка на регистрационный номер Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и дату письма оформляется исключительно в письмах-ответах, проставляется в согласовании с расположением этого реквизита на бланке.

3.8.5. Текст письма начинается с воззвания. Форма воззвания находится в зависимости от определенного варианта Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и сложившейся практики. Воззвание может быть:

президенту – государь Президент;

министру – государь Министр, Ваше Превосходительство;

послу – Ваше Превосходительство;

посланнику – государь Посланник либо государь Министр;

временному поверенному в делах – государь Поверенный в делах (прилагательное «временный» в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области воззвании обычно не пишется).

Если временный поверенный в делах – советник в ранге посланника, то воззвание к нему должно быть «Господин Министр».

Текст начинается с полного наименования отправителя и получателя,
к примеру:


Правительство Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Ульяновской области свидетельствует своё почтение Посольству Республики Болгарии и имеет честь сказать…


Письмо рекомендуется заканчивать формулами вежливости, к примеру:


Пользуясь случаем, прошу Вас, Ваше Превосходительство, принять уверения в моём высочайшем Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области почтении


С почтением и надеждой на предстоящее сотрудничество


Не употребляются формулы вежливости в письмах с выражением сострадания.

3.8.6. При оформлении письма на бланке Губернатора Ульяновской области в реквизите «Подпись должностного лица» должность не указывается.

При оформлении письма Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области на бланке Правительства Ульяновской области в состав реквизита «Подпись должностного лица» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращённо), подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), к примеру:


Заместитель Председателя Правительства Подпись И.О Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области.Фамилия


3.8.7. На подлиннике письма иностранному адресату отметка об исполнителе не проставляется, а оформляется на копии письма, остающейся в деле.

3.8.8. Проекты писем забугорным адресатам визируются на втором экземпляре, остающемся в деле. В состав Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

До представления на подпись Губернатору Ульяновской области либо исполняющему обязанности Губернатора Ульяновской области проекты писем должны быть завизированы:

заместителем Председателя Правительства Ульяновской области, в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области чьей компетенции находится данный вопрос;

директором департамента наружных связей Правительства Ульяновской области.

При оформлении писем за подписью заместителей Председателя Правительства Ульяновской области письма визируются начальником отдела интернационального развития департамента наружных связей Правительства Ульяновской Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области области.

3.8.9. На интернациональных почтовых отправлениях адресок пишется латинскими знаками и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны предназначения при условии повторения наименования адреса страны предназначения на российском языке Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области. Адресок получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адресок отправителя – в левой высшей части.

В адресе не должно быть символов, не относящихся к адресу, и сокращённых заглавий.

Написание адреса на конвертах, направляемых Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области за предел, осуществляется исполнителем документа.

3.8.10. Регистрацию и отправление писем за предел производит служба делопроизводства.

Отправление писем забугорным адресатам осуществляется в установленном законодательством порядке и в согласовании с нормами интернациональной переписки. Решение о Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области порядке отправки писем принимается отделом интернационального развития департамента наружных связей Правительства Ульяновской области.


3.9. Акты, докладные, служебные записки, справки


3.9.1. Акт – документ, составленный для доказательства установленных фактов, событий, действий (приложение № 21 к Аннотации).

Акты Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и действия, также содержат выводы, советы и предложения.

Акты составляются коллегиально (более 2-ух составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой в установленном порядке.

Акт составляется на базе предварительных записей, которые Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области ведутся во время работы комиссии либо группы лиц и содержат фактические данные, количественные характеристики и другие сведения.

Акт составляется на общем бланке Правительства Ульяновской области. Неотклонимыми реквизитами акта являются Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области: наименование вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в нужных случаях – гриф утверждения.

Датой акта является дата его составления. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области «акт», к примеру:


Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности


Акт списания вещественных ценностей


Текст акта состоит из 2-ух частей: вводной и основной. В вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, контракт Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области с указанием его даты и номера), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием должностей, инициалов и фамилий. В основной части излагаются суть, нрав, способы и сроки проделанной работы, установленные факты Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделён на пункты и подпункты. Акты могут содержать приложения.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местопребывание. Количество экземпляров акта Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области определяется количеством заинтересованных в нём сторон либо нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии либо всеми лицами, участвующими в его составлении. Лицо Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, не согласное с содержанием акта, должно подписать его с обмолвкой о своём несогласии. Особенное мировоззрение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

3.9.2. Докладная записка – документ, адресованный Губернатору – Председателю Правительства Ульяновской Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области области, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области либо руководителю структурного подразделения, содержащий серьезное изложение какого-нибудь вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение № 22
к Аннотации).

Докладные записки составляются в целях информирования управления Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений.

Докладная записка должна содержать:

наименование высшего исполнительного органа гос власти Ульяновской области;

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

дату;

регистрационный номер;

адресат;

заголовок к тексту Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (если текст документа имеет более 7 строк);

текст;

подпись управляющего структурного подразделения;

Ф.И.О. исполнителя

либо:

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

дату;

регистрационный номер;

адресат;

заголовок к тексту (если текст документа имеет Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области более 7 строк);

текст;

подпись составителя;

Ф.И.О. исполнителя.

Текст докладной записки состоит из 2-ух либо трёх смысловых частей: в первой части излагаются предпосылки, факты либо действия, послужившие поводом для Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области составления документа, во 2-ой части – анализ сложившейся ситуации, вероятные варианты её решения, в третьей – выводы и предложения о определенных действиях, которые нужно сделать. 2-ая часть в докладной записке может отсутствовать, в данном Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области случае её текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и управляющим структурного подразделения, если она представляется Губернатору – Председателю Правительства Ульяновской Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области области.

3.9.3. Служебная записка – документ, применяемый для информационного обмена меж структурными подразделениями Правительства Ульяновской области (приложение № 23 к Аннотации).

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области А4 либо А5 с расположением реквизитов по типу общего бланка. Неотклонимыми реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, текст, подпись.

Текст служебной записки, обычно, состоит из 2-ух частей – обоснования и заключения – предложения, просьбы, заявки.

Служебная записка подписывается составителем либо управляющим структурного подразделения.

3.9.4. Справка – документ, содержащий описание и доказательство фактов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и событий. Справки отражают основную деятельность Правительства Ульяновской области либо подтверждают сведения библиографического либо служебного нрава.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность Правительства Ульяновской области, могут быть наружными и внутренними. Наружные справки составляются для представления в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области другую компанию, внутренние – для представления Губернатору – Председателю Правительства Ульяновской области либо рассмотрения коллегиального органа.

Наружные справки оформляются на общем бланке Правительства Ульяновской области, внутренние – на стандартном листе бумаги формата А Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области4
аналогично докладной записке с теми же реквизитами (приложения № 24 и 25 к Аннотации).

Заголовок к тексту может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, к примеру:


Справка о работе с Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области воззваниями людей в первом полугодии 2011 г.


Текст справки, обычно, состоит из 2-ух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием либо поводом для её составления, во 2-ой – приводятся определенные сведения, отражающие существо вопроса Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области. Текст справки может состоять только из одной (2-ой) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на направленные на определенную тематику блоки, в тексте справки выделяются разделы, нумеруемые арабскими Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области цифрами и имеющие заглавия. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, её текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку врубаются сведения по нескольким вопросам, её текст может состоять из разделов.

Наружные справки подписываются Губернатором – Председателем Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Правительства Ульяновской области либо его заместителями. Если справка содержит сведения денежного нрава, она подписывается Губернатором – Председателем Правительства Ульяновской области и основным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются управляющим структурного Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области подразделения либо спецом – составителем.

Справки, составляемые для доказательства сведений биографического либо служебного нрава, подписываются 2-мя лицами – Губернатором – Председателем Правительства Ульяновской области и основным бухгалтером либо Губернатором – Председателем Правительства Ульяновской области и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области директором департамента гос и городской службы Правительства Ульяновской области, заверяются печатью.


3.10. Доверенности


3.10.1. Доверенность – документ, удостоверяющий передачу возможностей Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области на представление интересов либо совершение каких-то действий определенному лицу.

3.10.2. Доверенность Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области оформляется на общем бланке:

общий бланк Губернатора Ульяновской области применяется при подписании доверенности Губернатором Ульяновской области на представление интересов Губернатора Ульяновской области либо совершение каких-то действий от его имени (приложение № 26 к Аннотации Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области);

общий бланк Правительства Ульяновской области применяется при подписании доверенности Губернатором – Председателем Правительства Ульяновской области на представление интересов Правительства Ульяновской области либо совершение каких-то действий от имени Правительства Ульяновской области (приложение Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области № 27 к Аннотации);

3.10.3. Неотклонимыми реквизитами доверенности являются:

наименование высшего исполнительного органа гос власти Ульяновской области (наименование должности управляющего высшего исполнительного органа гос власти Ульяновской области);

наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

дата и регистрационный номер;

место Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области составления (издания) документа;

текст;

подпись;

гербовая печать.

В тексте доверенности указываются:

фамилия, имя, отчество (на сто процентов), должность лица, передающего возможности Правительства Ульяновской области, представляемого обозначенным должностным лицом, также нормативный Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области правовой акт, на основании которого он действует (кроме доверенности от имени Губернатора Ульяновской области);

фамилия, имя, отчество (стопроцентно) и должность уполномочиваемого лица;

перечисление предоставляемых возможностей;

срок деяния доверенности.


3.11. Порядок подготовки, дизайна, регистрации и хранения

договоров (соглашений Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области)


3.11.1. Главные требования и порядок подготовки, дизайна, регистрации и хранения договоров (соглашений) определены Регламентом Правительства Ульяновской области и Аннотацией.

Контракт (соглашение) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 (приложение № 28 к Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Аннотации).

3.11.2. Наименование вида документа – Контракт (Соглашение) – печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля строчными знаками либо с строчный буковкы полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля.

3.11.3. Заголовок контракта (соглашения) печатается полужирным шрифтом со Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области строчной буковкы, в конце заголовка точка не ставится, к примеру:

Контракт

меж Правительством Ульяновской области и

Министерством экономического развития Русской Федерации

на передачу прав использования Региональным реестром

муниципальных услуг


Место составления либо издания контракта (соглашения Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области) печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала от заголовка.

3.11.4. Реквизит «Дата» печатается от правой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым методом ответственным исполнителем после подписания его последней стороной контракта (соглашения).

3.11.5. Ряд вопросов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области контракта (соглашения) может быть вынесен в приложения. В данном случае все документы должны рассматриваться как составные части контракта (соглашения).

В договоре (соглашении) и в приложениях к нему делается обмолвка, что все Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области приложенные документы являются неотъемлемой частью контракта (соглашения).

3.11.6. Электрическая версия проекта контракта (соглашения) располагается в модуле «Договоры» СЭД.

Ответственность за идентичность содержащихся в файлах проекта материалов несёт разработчик проекта.

Исполнитель направляет электрическую Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области версию проекта контракта (соглашения) на регистрацию в службу делопроизводства.

Перед подписанием проект контракта (соглашения) передаётся на согласование. Порядок согласования, визирования контракта (соглашения) определён Регламентом Правительства Ульяновской области.

Виза включает: должность визирующего, подпись, расшифровку подписи Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (инициалы, фамилию), дату.

Согласование проекта контракта (соглашения) осуществляется оформлением листа согласования (приложение № 29 к Аннотации).

3.11.7. Содержательная часть текста контракта (соглашения) состоит из преамбулы и статей, в каких указываются надлежащие условия заключаемого контракта Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (соглашения). Статьи контракта (соглашения) могут иметь заглавия.

Преамбула содержит последующую информацию: наименование сторон (полное и сокращённое), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

Число разделов – статей текста Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области контракта (соглашения) может быть разным зависимо от критерий контракта (соглашения) и согласия сторон.

Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.

3.11.8. Возможности по ведению переговоров и подписанию Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области договоров (соглашений) могут быть переданы Губернатором – Председателем Правительства Ульяновской области первым заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, руководителю аппарата и заместителям Председателя Правительства Ульяновской области.

Количество экземпляров контракта (соглашения) обосновано количеством Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области подписавших сторон. Все экземпляры контракта (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать контракт (соглашение), его личной подписи и расшифровки подписи.

3.11.9. Регистрация Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, формирование в дело, хранение всех договоров (соглашений) Правительства Ульяновской области осуществляются службой делопроизводства.

Подлинные экземпляры договоров (соглашений) передаются в 5-дневный срок со денька подписания в службу делопроизводства для регистрации Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области.


3.12. Подготовка и оформление документов,

передаваемых по каналам электросвязи


3.12.1. Телеграммы


Телеграммы оформляются по установленной форме (приложение № 30
к Аннотации). Телеграмма печатается строчными знаками шрифтом
Times New Roman Cyr размером № 14.

Телеграмма составляется и передаётся на отправку в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области 2 экземплярах. На копии телеграммы в нижней её части проставляются виза исполнителя (составителя телеграммы), также время сдачи телеграммы на отправку.

Право подписи телеграмм категории «Правительственная» имеют: Губернатор Ульяновской области, заместители Председателя Правительства Ульяновской области Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, управляющий аппарата.

Телеграмма имеет последующие реквизиты:

Адресок

(Куда)

(Кому)

В состав адреса заходит полный либо условный телеграфный адресок организации, к примеру:


^ 103905 МОСКВА ТВЕРСКАЯ 11

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ Русской ФЕДЕРАЦИИ


либо


САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД


В адресе телеграммы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области наименование населённого пт (город, село, деревня) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на местности которых находится населённый пункт, – в родительном падеже, к примеру:

^ ДИМИТРОВГРАД УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ


В Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус» и «квартира» пишутся стопроцентно либо сокращённо – «стр», «корп» и «кв» соответственно. Слова «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и т.п. пишутся стопроцентно. Слова Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно писать на сто процентов либо сокращённо – «кр», «обл», «рн», «с», «дер», «ул», «пер» и «д» соответственно. В случае, если сокращённое наименование Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области приведёт к неопределённости либо некорректности адреса, сокращение не применяется.

Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами либо словами. Дробные номера пишутся с внедрением символьного знака «/» (к примеру, 3/5) либо словами Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (к примеру, три дробная черта 5). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

Наименование организации печатается в именительном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом, к примеру:


^ ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕРМСКОГО КРАЯ


При направлении телеграммы должностному Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области либо личному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, к примеру:


^ ГУБЕРНАТОРУ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

В.П.ШАНЦЕВУ


либо


ИВАНОВУ А.И.


Телеграмма может быть адресована в один либо несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области многоадресной телеграммы с одним и этим же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов обозначено. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует её доставить, другие Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области адреса указываются в тексте телеграммы.

При направлении телеграммы в четыре и поболее адреса прилагается перечень адресов (перечень не может содержать более 20 адресов), составленный и подписанный исполнителем. К списку прилагается один экземпляр телеграммы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области.

Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям, адресок на бланке нужно печатать, всякий раз повторяя заглавие городка (без слова «КОПИЯ»), к примеру:


^ МОСКВА Муниципальная ДУМА

МОСКВА СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКВА ПРАВИТЕЛЬСТВО Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Русской ФЕДЕРАЦИИ

Текст отделяется от предшествующего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 2 межстрочных интервала.

Текст телеграммы допускается начинать с воззвания к адресату, которое печатается центрованным методом, к примеру:


^ Почетаемый АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ ВСКЛ


Текст телеграммы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области излагается коротко, без союзов и предлогов (если при всем этом не искажается содержание: а именно, отрицание «не» опускать нельзя), без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превосходить 2-ух машинописных страничек Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области. Нельзя делать в тексте вставки.

Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобки» могут быть написаны полными словами или сокращённо («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), также надлежащими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области «дробная черта» могут быть написаны полными словами или надлежащими символьными знаками.

Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны полными словами или сокращённо («нр», «двтч» и «вскл» соответственно).

Другие знаки могут быть Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области написаны только полными словами.

Числа в телеграмме могут указываться или знаками цифр, или полными словами. Числовые значения, точность передачи которых принципиальна для юзера, должны быть написаны полными словами.

Если слово Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в тексте пишется через дефис (к примеру, как и раньше, из-за), то ставится чёрточка.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы непременно указываются номер и дата документа, на который даётся Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области ответ.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Реквизит «^ Подпись должностного лица» отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию.

Наименование Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи размещается на уровне последней строчки наименования должности. Последняя буковка в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

^ Регистрационный номер и дата печатаются ниже реквизита Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области «Подпись должностного лица» на 2 межстрочных интервала.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адресок, наименование отправителя и дата отправки. Оборотный адресок пишется без сокращений, со знаками препинания.

Текст интернациональной телеграммы печатается Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области на российском языке латинскими знаками русскому адресату, находящемуся за границей (посольство, торговое консульство), или на языке зарубежного адресата. Интернациональная телеграмма, составленная на любом языке, должна быть написана отправителем только латинскими знаками, которые Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области употребляются в телеграфной службе меж странами (соответствие букв российского алфавита и латинского приведено в приложении № 31 к Аннотации). Для написания таких телеграмм могут употребляться последующие буковкы:

A B C D E F G H Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z и числа: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0.

Знаки препинания в интернациональной телеграмме не обозначаются. Предложения выделяются абзацами.

Фамилия, имя Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и адресные данные отправителя, указываемые после содержания интернациональной телеграммы, пишутся на российском языке.

Адресок интернациональной телеграммы печатается в последующей последовательности:

место нахождения (жительства) адресата (заглавие улицы, бульвара, проспекта, номер дома, квартиры, наименование организации Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, заглавие городка, провинции, префектуры, области, индекс, заглавие страны);

наименование адресата.

При адресовании интернациональных телеграмм в адресок русского посольства наименование русского посольства следует печатать на британском языке (RUSSIAN EMBASSY) либо на языке страны Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области предназначения.

Интернациональная телеграмма визируется в департаменте наружных связей Правительства Ульяновской области.

Эталоны дизайна интернациональных телеграмм приведены в приложениях № 32 и 33 к Аннотации.


3.12.2. Телефонограмма


Телефонограмма – обобщённое заглавие разных по содержанию документов, выделяемых Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в связи со методом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограммой передаются короткие и оперативные распоряжения, информация для управляющих, приглашения на совещания и заседания, также доводятся до сведения исполнителей определенные срочные поручения, другими Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области словами телефонограмма употребляется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, просит документального дизайна.

Неотклонимыми реквизитами телефонограммы являются:

наименование организации – создателя документа;

должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области его телефона;

наименование организации – получателя;

должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона;

дата телефонограммы;

время приёма-передачи;

текст, не превосходящий 50 слов;

наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области фамилия;

входящий (исходящий) регистрационный номер телефонограммы.

Телефонограмма оформляется на бланке установленной формы (приложение № 34 к Аннотации), составляется в одном экземпляре и подписывается управляющим. Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, к ней прилагается перечень организаций Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, которым её направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются в журнальчике установленной формы (приложение № 35 к Аннотации).


4. Организация работы с документами


4.1. Организация документооборота


4.1.1. Движение документов в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Правительстве Ульяновской области с момента их сотворения либо получения до окончания выполнения либо отправки образует документооборот.

4.1.2. В Правительстве Ульяновской области различают три потока документации:

документы, поступившие из посторониих организаций (входящие);

документы, отправляемые Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в структурных подразделениях и применяемые работниками в управленческом процессе (внутренние).

4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве Ульяновской области, определяются Регламентом Правительства Ульяновской Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области области, Аннотацией, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.

4.1.4. При применении в Правительстве Ульяновской области электрического документооборота службой делопроизводства вместе со структурным подразделением, отвечающим за информационные технологии, разрабатываются маршруты движения Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области документов.


4.2. Приём, обработка и рассредотачивание поступающих документов


4.2.1. Доставка документов в Правительство Ульяновской области осуществляется средством почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными, курьерами, гражданами, с внедрением факсимильной, телеграфной связи, электрической почты.

Доставка документов в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области структурные подразделения Правительства Ульяновской области осуществляется в согласовании с графиком курьерских маршрутов под расписку в реестрах либо разносных книжках (с указанием даты, времени получения документа, подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области) получателя).

4.2.2. Приём и обработка документов, поступающих в Правительство Ульяновской области, осуществляются службой делопроизводства.

4.2.3. Документы, доставленные средством почтовой связи, фельдъегерской связи, передаются сотрудникам службы делопроизводства под роспись согласно реестрам.

Документы, передаваемые нарочным, принимаются Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области только во вскрытых конвертах. Работник службы делопроизводства может проставлять на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Правительство Ульяновской области.

4.2.4. При приёме документов проверяется целостность конверта, пакета либо упаковки, корректность адресования документа Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, при вскрытии конверта – наличие в нём документов, также всех нареченных в документах приложений.

При отсутствии в конверте обозначенных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и непоправимом повреждении документов составляется акт в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области трёх экземплярах, один из которых остаётся в службе делопроизводства, другой – приобщается к поступившему документу, 3-ий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также ворачиваются без регистрации отправителю вкупе с актом. В акте непременно указываются должность, инициалы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минутки вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего либо некорректно оформленного документа. Акт подписывают управляющий службы делопроизводства и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области спец, вскрывший обозначенный конверт.

Неверно доставленные документы пересылаются по принадлежности либо ворачиваются отправителю.

4.2.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, не считая случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным доказательством времени отправки и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области получения документа;

поступают письма людей;

только по конверту можно найти адресок отправителя.

Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», отмечается, как и в документах, приобретенных по проводной связи Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, четкое время их получения, к примеру: 05.12.2011 10.35.

На конвертах с грифом «Конфиденциально» проставляются штамп о поступлении и дата поступления, после этого они передаются в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области.

Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете проставляется штамп «Правительство Ульяновской области», указывается дата поступления, и он передаётся адресатам.

4.2.6. Документы, поступившие в нерабочее время, также в выходные и торжественные деньки, принимаются дежурным Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в приёмной Губернатора – Председателя Правительства Ульяновской области. Обозначенные документы передаются в службу делопроизводства не позже 10 часов наиблежайшего последующего рабочего денька и регистрируются как поступившие в обозначенный рабочий денек.

О документах, требующих срочного выполнения Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, оперативно докладывается Губернатору – Председателю Правительства Ульяновской области с следующей их передачей в службу делопроизводства.

4.2.7. Документы от исполнительных органов гос власти Ульяновской области должны представляться в Правительство Ульяновской области не Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области позже трёх рабочих дней со денька регистрации документов в исполнительном органе гос власти Ульяновской области.

4.2.8. Первичная обработка поступивших документов включает рассредотачивание документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Список нерегистрируемых документов приведён Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в приложении № 36 к Аннотации.

4.2.9. Поступившие документы, адресованные структурным подразделениям, регистрируются в структурных подразделениях.

Поступившие документы без указания определенного лица либо структурного подразделения за ранее рассматриваются в службе делопроизводства, а потом направляются в структурное подразделение согласно Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области принадлежности.

4.2.10. Регистрация документов, поступивших в Правительство Ульяновской области, осуществляется службой делопроизводства в базах данных «Внутренние документы» или «Входящая корреспонденция» СЭД.

База данных «Внутренние документы» содержит в себе переписку:

снутри Правительства Ульяновской Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области области;

снутри исполнительных органов гос власти Ульяновской области;

меж Правительством Ульяновской области и исполнительными органами гос власти Ульяновской области;

меж исполнительными органами гос власти Ульяновской области.

Документы, не относящиеся к базе Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области данных «Внутренние документы», регистрируются в модуле «Входящая корреспонденция» СЭД.

Документы, поступившие в Правительство Ульяновской области после 16 часов, регистрируются на последующий рабочий денек, кроме документов, требующих срочного выполнения.

В нижнем правом углу первого листа Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и входящего регистрационного номера.

При регистрации документа в СЭД осуществляется преобразование текста документа, поступившего на картонном носителе, в электрическую форму (оковём сканирования документа Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области), заполняется электрическая регистрационно-контрольная карточка.

Список входящих документов, подлежащих преобразованию в электрическую форму при регистрации, приведён в приложении № 37 к Аннотации.

4.2.11. Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области регистрации не подлежит.

Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.

4.2.12. Документы, поступившие по электрической почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области на картонных носителях. На документе должны быть указаны последующие сведения: адресат, его почтовый адресок, заглавие вида документа (не считая письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области документ, электрический адресок организации и электрическая подпись создателя (дальше – ЭП). К регистрационному номеру документа добавляется индекс «ЭП», к примеру: № 10157-ЭП.

Документ передаётся на выполнение со штампом «ЭП верна» и подписью лица, принявшего электрический документ Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области. Для более принципиальных документов вероятна проверка подлинности ЭП, в случае неподтверждения подлинности ЭП исходящего документа он отчаливает исполнителю.

Документы, поступившие по электрической почте без ЭП, пересылаются по электрической почте должностным лицам, структурным подразделениям Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в согласовании с компетенцией.

4.2.13. Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, числятся повторными, им присваивается входящий номер первичной регистрации документа с добавлением признака повторности Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, к примеру: к № 10342, где «к» значит признак повторности документа.

4.2.14. В случае поступления документов впрямую, минуя службу делопроизводства, документы должны быть переданы спецами, ответственными за делопроизводство, в службу делопроизводства на регистрацию.

Зарегистрированный в службе делопроизводства документ Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области при передаче в структурные подразделения повторно не регится.

В документы, поступившие в Правительство Ульяновской области и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается заносить какие-либо правки и пометки.

4.2.15. Документы на Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области зарубежных языках, поступившие в Правительство Ульяновской области, учитываются в службе делопроизводства и направляются для организации перевода в ОГКУ «Управление делами Ульяновской области». Датой регистрации документа является денек поступления его перевода из ОГКУ «Управление Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области делами Ульяновской области» в службу делопроизводства.

4.2.16. Письменные воззвания людей, письма членов Совета Федерации и депутатов Гос Думы Федерального Собрания Русской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ульяновской области, депутатов презентабельных органов городских образований Ульяновской области Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, письма других организаций, касающиеся вопросов воззваний людей, передаются для регистрации в отдел по работе с воззваниями людей и организаций департамента делопроизводства и работы с воззваниями людей и организаций Правительства Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Ульяновской области.

4.2.17. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Русской Федерации, другие нормативные правовые акты федеральных органов гос власти после регистрации в службе делопроизводства передаются в государственно-правовой департамент Правительства Ульяновской области для подготовки инструкции. В Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области течение 5 рабочих дней государственно-правовой департамент Правительства Ульяновской области готовит аннотацию и передаёт Губернатору – Председателю Правительства Ульяновской области на доклад.

4.2.18. После регистрации документы 2 раза в денек, с 10 до 11 часов и с 17 до Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области 18 часов, доставляются в приёмные управляющих и структурные подразделения. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедля.

Документы с резолюциями Губернатора – Председателя Правительства Ульяновской области доставляются исполнителям вместе с картонным носителем по СЭД Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (в исключительных случаях – по факсимильной связи).

Структурные подразделения получают документы от службы делопроизводства через ответственных за делопроизводство.

4.2.19. Неверно направленные в структурные подразделения документы немедленно ворачиваются с соответственной пометкой в службу Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области делопроизводства.


4.3. Порядок рассмотрения документов


4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов включает:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции по выполнению документов;

передачу документов для рассмотрения руководителю.

4.3.2. По входящим документам, требующим выполнения, подготавливаются проекты резолюций на бланке Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области установленной формы (приложение № 7 к Аннотации).

Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.

В состав резолюции входят последующие реквизиты:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица либо лиц, которым даётся Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области поручение);

содержание поручения;

срок выполнения поручения;

подпись должностного лица, дающего поручение;

дата;

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области главным считается лицо, обозначенное в резолюции первым, если не обсуждено другое.

Документы могут иметь несколько резолюций (1-го либо нескольких должностных лиц) соответственно шагам рассмотрения. При всем этом следующие резолюции не должны дублировать и противоречить Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области первой,
в их конкретизируются порядок выполнения документов, срок их выполнения (с учётом намеченного срока выполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

4.3.3. Уполномоченные должностные лица при рассмотрении документов:

определяют исполнителя и дают указание в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области резолюции по выполнению документов;

подписывают исполненные письма либо, при наличии замечаний, возвращают проект письма исполнителю для доработки;

в случае согласия с содержанием ответов, приготовленных за подписью управляющих структурных подразделений, оформляют отметку о Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области списании документа в дело.

4.3.4. Документы должны рассматриваться в денек их поступления.

При рассмотрении документов уполномоченное должностное лицо выделяет документы, требующие срочного выполнения. Срочные документы передаются на выполнение немедля.

4.3.5. Руководители структурных подразделений организуют Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (по мере надобности) ответных документов, держут под контролем качество и своевременность выполнения поручений.


4.4. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов


4.4.1. Исходящими документами Правительства Ульяновской области являются Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

4.4.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм осуществляется службой делопроизводства в модуле «Исходящие письма» СЭД.

4.4.3. Служба делопроизводства производят проверку корректности дизайна документа, комплектности документа и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, регистрацию, учёт и отправку.

Исполнители исходящего документа (структурные подразделения) сформировывают и заполняют проект электрической карточки исходящего документа, присоединяют к карточке электрический образ документа и направляют на Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области регистрацию в службу делопроизводства.

Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в службу делопроизводства для отправки. При всем этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, нужное количество копий для рассылки и полный почтовый адресок Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области получателя либо телеграфный адресок, а при ответе на входящий документ должны быть заполнены его номер и дата.

Корреспонденция, поступившая в службу делопроизводства для отправки после 16 часов, не считая телеграмм и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области срочной корреспонденции, отчаливает на последующий денек.

Сотрудники службы делопроизводства инспектируют корректность дизайна исходящих документов, наполнения электрической карточки и регистрируют документ в СЭД с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на подлиннике и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области втором экземпляре документа. Исходящие документы должны быть оформлены в согласовании с требованиями к подготовке и оформлению документов, установленными Аннотацией.

Некорректно оформленные документы на регистрацию не принимаются и ворачиваются исполнителю для исправления.

Исходящим документам Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области присваивается регистрационный номер, к примеру: 73-Г-01/765, где: 73 – неизменное число, Г-01 – индекс структурного подразделения либо должностного лица, 765 – порядковый номер в границах календарного года.

Исходящим телеграммам присваивается регистрационный номер с добавлением буквенного индекса «Т Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области», к примеру: 73-Г-01/300-Т.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.4.4. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных должностными лицами Правительства Ульяновской области, осуществляются службой делопроизводства.

Письма и телеграммы, не связанные Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области с деятельностью Правительства Ульяновской области, к отправке не принимаются.

При отправке по списку рассылки исходящего письма 1-го и такого же содержания допускается передавать в службу делопроизводства подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и нужное количество его ксерокопий.

4.4.5. Документы, в формуляр которых не заходит указание адресата, других частей, нужных для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в нужном количестве экземпляров Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области.

4.4.6. Зависимо от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, фельдъегерской связью, электрической почтой, передаются по факсу.

Решение о методе доставки документа воспринимает структурное подразделение – исполнитель.

Ответы на воззвания людей отправляются обычной корреспонденцией Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области.

Заказная корреспонденция передаётся службой делопроизводства на почту по списку (реестру), обычная корреспонденция учитывается в журнальчике отправки.

Документы, направляемые почтовой связью в один адресок, вкладываются в один конверт.

4.4.7. Обработка документов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области для отправки почтовой связью осуществляется в согласовании с Правилами оказания услуг почтовой связи.


4.5. Регистрация и учёт внутренних документов


4.5.1. Регистрация протоколов коллегиальных органов Правительства Ульяновской области осуществляется секретарём коллегиального органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области номера в границах календарного года по каждому виду протоколов раздельно. Протоколы подшиваются в дела в согласовании с номенклатурой дел по мере их поступления.

Регистрация протоколов рабочих совещаний, заседаний, поручений осуществляется в службе делопроизводства в СЭД Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области.

Протоколам, поручениям присваивается номер, состоящий из порядкового номера в границах календарного года и буквенного индекса «ПС», к примеру: 580-ПС.

Поручениям с аппаратных совещаний присваивается номер, состоящий из порядкового номера Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в границах календарного года и буквенного индекса «АС», к примеру: 4-АС.

4.5.2. Подписанные Губернатором Ульяновской области либо другим должностным лицом по доверенности договоры (соглашения) по экономическим, научным, культурным связям, трудовые договоры, договоры по обучению регистрируются Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и хранятся в службе делопроизводства.

Регистрация осуществляется в СЭД.

Регистрационный номер контракта (соглашения) состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими контракт (соглашение), разделённых косой чертой.

Договорам (соглашениям) присваиваются порядковые номера в границах Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области календарного года с буквенными индексами: заключённым Губернатором Ульяновской области – «Д», к примеру, № 28-Д; Правительством Ульяновской области – «ДП», к примеру, № 34 – ДП.

4.5.3. Служебные договоры с муниципальными штатскими служащими регистрируются и хранятся в департаменте Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области гос и городской службы Правительства Ульяновской области.

4.5.4. Доверенности на право совершения действий от имени Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области, представления интересов Правительства Ульяновской области в муниципальных, публичных и судебных органах регистрируются Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в службе делопроизводства в журнальчике регистрации доверенностей (приложение № 38 к Аннотации).

Доверенностям от имени Губернатора Ульяновской области присваивается порядковый номер с добавлением индекса «дг», к примеру: 01-дг; доверенностям от имени Правительства Ульяновской области – индекс Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области «дп», к примеру: 15-дп.

Зарегистрированный оригинал доверенности выдаётся на руки, а копия остаётся на хранении в службе делопроизводства.

4.5.5. Другие виды внутренних документов (акты, справки, сводки, докладные, служебные записки и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области др.) регистрируются в службе делопроизводства с добавлением буквенного индекса «вн», к примеру: 73-02/144-вн.


4.6. Приём, обработка и передача документов по каналам

факсимильной связи


4.6.1. Средства факсимильной связи созданы для оперативной передачи и приёма текстов документов и служебных материалов.

Факсимильная Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области связь обеспечивает передачу инфы с картонного носителя (тексты, таблицы, графики) и приём этой инфы в виде копии (факсимиле), нередко именуемой на практике факсом либо телефаксом.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Правительства Ульяновской области (8422) 41-41-69), установлен в службе делопроизводства.

Средства факсимильной связи установлены в приёмных управляющих, структурных подразделениях, контроль за внедрением факсимильной техники осуществляется руководителями.

Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области не имеют.

4.6.2. Объём передаваемого в течение 1-го сеанса связи документа не должен превосходить 5 листов.

Отправляемый факсом документ печатается на высококачественной бумаге формата А4. Не допускается деформация картонного носителя отправляемого документа, внедрение Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области узкой, сероватой бумаги.

4.6.3. Воспрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» и скрытых документов.

4.6.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.

Для Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области передачи факсограмм нескольким организациям составляется перечень рассылки, в каком указываются наименование организации, номер факса.

После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью при необходимости.

Факсограммы, адресованные Губернатору Ульяновской Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области области, первым заместителям, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, регистрируются в службе делопроизводства. Поступившим подлинникам писем, ранее переданных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой «Подлинник письма Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, переданного по факсу».

4.6.5. Факсограммы на зарубежных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Входящие факсограммы, адресованные Губернатору Ульяновской области, первым заместителям, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области на зарубежных языках, направляются Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в ОГКУ «Управление делами Ульяновской области» для организации перевода, а потом регистрируются в службе делопроизводства и передаются адресату.

4.6.6. Приготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и управляющим структурного подразделения.

Поступившие факсограммы учитываются в журнальчике Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области входящих факсограмм службы делопроизводства. Факсограммы, поступившие до 18 часов, передаются адресату в тот же денек, после 18 часов – на последующий рабочий денек, срочные – немедля.

4.6.7. Индивидуальная ответственность за корректность передачи (приёма) факсограмм возлагается на Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области лиц, ответственных за внедрение факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание инфы, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и управляющего соответственного структурного подразделения.


4.7. Приём, обработка и передача документов

по электрической почте


4.7.1. В Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Правительстве Ульяновской области приём электрических копий документов для отправки и отправка с официального электрического адреса: mail@ulgov.ru осуществляются службой делопроизводства в течение рабочего денька.

4.7.2. С официального адреса электрической почты Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Правительства Ульяновской области служебные письма направляются за подписью должностных лиц Правительства Ульяновской области. С официального адреса структурных подразделений Правительства Ульяновской области служебные письма направляются за подписью управляющих этих подразделений.

4.7.3. Ответственный за работу с электрической Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области почтой сотрудник службы делопроизводства обеспечивает каждодневное получение и передачу служебных документов по электрической почте.

4.7.4. Ответственность за подготовку инфы к передаче по электрической почте несёт исполнитель, за передачу – сотрудник службы делопроизводства.

4.7.5. Передаваемые при Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области помощи электрической почты официальные документы обязаны иметь подлинник документа на картонном носителе.

4.7.6. Исполнитель оформляет документ в согласовании с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электрическую копию документа сотруднику службы делопроизводства Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области.

4.7.7. Электрические копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электрической почтой могут не иметь картонной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

4.7.8. Сотрудник службы делопроизводства Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области посылает документ адресату, показывает дату и время отправки в журнальчике учёта электрической почты.

4.7.9. Электрическая копия документа в течение месяца хранится на жёстком диске компьютера.

4.7.10. При получении электрического сообщения на официальный Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области адресок электрической почты Правительства Ульяновской области сотрудник службы делопроизводства:

производит предварительное рассмотрение и, исходя из оценки содержания, регистрирует копию документа на картонном носителе в службе делопроизводства либо передаёт в структурные подразделения для регистрации и рассмотрения Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области должностными лицами, либо пересылает по электрической почте адресату;

передаёт извещение отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.


5. Организация информационно-поисковой системы по документам


5.1. Для обеспечения действенного Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области использования инфы при принятии решений в Правительстве Ульяновской области создаются информационно-поисковые системы по документам.

5.2. Основой построения информационно-поисковых систем является регистрация документов.

В процессе регистрации документов создаются базы данных Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области для поисковой работы по документам.

5.3. В Правительстве Ульяновской области справочная работа по документам, их поиск по данным характеристикам осуществляются с внедрением технологий СЭД.


6. Порядок выполнения машинописных

и копировально-множительных работ


6.1. Машинописные работы


Печатание документов осуществляется Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в машинописном бюро службы делопроизводства, также конкретно в структурных подразделениях (служебные письма за подписью соответственного управляющего, внутренние документы) с соблюдением установленных Аннотацией требований.

В машинописном бюро печатаются только служебные документы на
российском языке. Печатание под Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области диктовку не делается.

Документы и материалы для печатания передаются в машинописное бюро вкупе с заполненным бланком заказа установленной формы (приложение № 39 к Аннотации). Заказы хранятся в течение года.

Печатание документов и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области материалов делается в порядке их поступления.

В первоочередном порядке печатаются проекты законов Ульяновской области, правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, документы к мероприятиям с ролью Губернатора Ульяновской области, также другие документы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Ульяновской области.

Срочные документы печатаются вне очереди. Срочность печатания документов определяется соответственной пометкой на бланке заказа руководителями структурных подразделений либо управляющим службы делопроизводства.

Документы, сданные в работу после Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области 17 часов 30 минут, печатаются, обычно, на последующий денек.

Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области внедрением контрастных цветов (голубого, фиолетового либо чёрного). Не принимаются для печатания материалы, написанные небережно и неразборчиво, правленные карандашом, также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные либо нечёткие ксерокопии материалов.

Рукописи должны Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области быть вычитаны и завизированы исполнителем. При подготовке материалов к печатанию повышенное внимание следует обращать на чёткое и разборчивое написание фамилий, особых определений, наименований ведомств и организаций, зарубежных слов и географических заглавий. Допускаются Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области только принятые сокращения слов.

Лингвистические работы спецами, печатающими документы, не выполняются.

Документы, сделанные с внедрением компьютерной техники, передаются в машинописное бюро с электрической копией в формате редактора текста WinWord.

При передаче исполнителем Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области документов, записанных на электрических носителях, они проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа прекращается и электрические носители ворачиваются исполнителю.

Печатание документов делается на бланках установленной формы либо на бумаге стандартных размеров на Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области одной стороне листа.

Документы печатаются в одном экземпляре (кроме писем) и вкупе с рукописью передаются исполнителю.

На каждой страничке сделанного документа в левом нижнем углу проставляется колонтитул (наименование файла Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, дата печатания, инициалы работника, печатавшего документ).

Документы, подлежащие предстоящему редактированию и правке в структурном подразделении, могут быть переписаны на электрический носитель исполнителя.

Для обеспечения идентичности текстов электрических версий текстам подлинников законов Ульяновской области Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, исходящих писем, подписываемых Губернатором Ульяновской области, исполнитель должен заносить в их вероятные правки исключительно в машинописном бюро службы делопроизводства.


6.2. Копировально-множительные работы


Выполнение копировально-множительных работ делается Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в службе делопроизводства, также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.

В службе делопроизводства копируются служебные документы структурных подразделений. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является оформление заказа по Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области установленной форме (приложение № 40 к Аннотации). Заказы хранятся в течение года.

Изготовка маленьких по объёму тиражей служебных документов (до 10 страничек копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных Аннотацией.

Документы на копирование Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области принимаются службой делопроизводства до 17 часов.

В первоочередном порядке копируются документы, поступившие от
Губернатора Ульяновской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, управляющего аппарата, рассылочные экземпляры законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области области, Правительства Ульяновской области.

Срочное копирование производится вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется управляющим структурного подразделения либо управляющим службы делопроизводства.

Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, написаны чётко Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и разборчиво и не превосходить формат А3.

Документы и материалы загрязнённые, с помарками и вклейками, в рукописном виде (не считая воззваний людей) на копирование не принимаются.

Не подлежат копированию применяемые Правительством Ульяновской Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области области официальные бланки с проигрыванием герба Ульяновской области.

Не принимаются также на копирование книжки и брошюры, газеты и газетные нарезки.

Сделанные копии выдаются заказчику совместно с оригиналом документа под роспись.

7. Порядок Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области производства, учёта, хранения, использования
и ликвидирования гербовых и обычных печатей, штампов


7.1. Изготовка печатей с проигрыванием

Муниципального герба Русской Федерации


7.1.1. Проигрывание на печатях Муниципального герба Русской Федерации регламентируется:

Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ
«О Муниципальном гербе Русской Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Федерации»;

постановлением Правительства Русской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении производства, использования, хранения и ликвидирования печатей и бланков с проигрыванием Муниципального герба Русской Федерации».

7.1.2. Муниципальный герб Русской Федерации воспроизводится на печатях Губернатора Ульяновской области Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и Правительства Ульяновской области (дальше – гербовые печати).

7.1.3. Гербовые печати употребляются на документах в порядке, установленном законодательством Русской Федерации.

Гербовой печатью заверяются документы, обозначенные в приложении № 41 к Аннотации.

7.1.4. В Правительстве Ульяновской области гербовой Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области печатью заверяются подписи Губернатора Ульяновской области, управляющего аппарата, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, министров, головного бухгалтера, других должностных лиц, которым доверенностью либо распоряжением Губернатора Ульяновской области предоставлены надлежащие возможности.

Гербовая печать ставится на Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области копиях договоров, соглашений, доверенностей Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и другие органы.

Право заверения таких копий принадлежит службе Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области делопроизводства.

Оттиск всех частей гербовой печати проставляется таким макаром, чтоб он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах денежного нрава оттиск гербовой печати проставляют на специально отведённом месте. Место нанесения Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области печати обозначается эмблемой «м.п.» без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть отлично читаемым.

7.1.5. Гербовые печати делаются в строго ограниченном количестве и только в служебных целях. Решение о необходимости производства гербовых Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области печатей и их количестве воспринимает управляющий аппарата.

7.1.6. Гербовые печати хранятся в службе делопроизводства.


7.2. Штампы с факсимильным проигрыванием подписи
Губернатора Ульяновской области, первых заместителей,

заместителей Председателя Правительства Ульяновской области


7.2.1. Необходимость производства штампа с факсимильным проигрыванием Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области подписи Губернатора Ульяновской области определяется конкретно Губернатором Ульяновской области.

7.2.2. Заявка на изготовка штампа с факсимильным проигрыванием подписи Губернатора Ульяновской области подписывается управляющим аппарата.

7.2.3. Штамп с факсимильным проигрыванием подписи Губернатора Ульяновской области может употребляться на Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, почётных грамотах и других документах аналогичного нрава.

7.2.4. Штампы с факсимильным проигрыванием подписи Губернатора Ульяновской области по мере надобности разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области. Внедрение обозначенных штампов при оформлении подлинников всех документов воспрещается.

7.2.5. Решение о необходимости производства штампов с факсимильным проигрыванием подписей первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области принимается надлежащими должностными лицами.


7.3. Обычная Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области печать и штамп


7.3.1. Структурные подразделения могут иметь обыкновенные печати и штампы без изображения гос символики.

7.3.2. Право иметь обыкновенные печати и штампы и список документов, для заверения которых они употребляются, закрепляется положением о структурном подразделении Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области.

7.3.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и выполнении документов используются надлежащие штампы: «Контроль», «Копия верна», «Подлежит возврату», «Регистрационный штамп» входящих и исходящих документов.

7.3.4. В службе делопроизводства применяется печать с надписью Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области «Правительство Ульяновской области» для удостоверения документов, не воспроизводящих подлинную подпись Губернатора Ульяновской области.

7.3.5. Обыкновенные мастичные печати (без изображения гос символики) ставятся на документах (либо их копиях), определённых в приложении № 42 к Аннотации.


7.4. Порядок дизайна Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области заказа на изготовка гербовых
и обычных печатей, штампов и их учёта


7.4.1. Изготовка гербовых печатей, обычных печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-гравёрными организациями, имеющими выданные в установленном порядке лицензии на соответственный вид деятельности и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области сертификат, удостоверяющий возможность производства обозначенного вида продукции.

Гербовые печати делаются в согласовании с требованиями ГОСТа «Печати с проигрыванием Муниципального герба Русской Федерации. Форма, размеры и технические требования. ГОСТ Р 51511-2001».

7.4.2. Размещение Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области заказов структурных подразделений на изготовка печатей и штампов производит ОГКУ «Управление делами Ульяновской области» на основании заявки структурных подразделений.

7.4.3. Наброски гербовых печатей за ранее должны быть согласованы с управляющим аппарата.

7.4.4. Письмо-заявка об Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области изготовлении печатей либо штампов, подписанное управляющим структурного подразделения и согласованное с управляющим аппарата, совместно с прилагаемыми набросками направляется в ОГКУ «Управление делами Ульяновской области».

7.4.5. Все сделанные печати и штампы регистрируются в отделе Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области в особом журнальчике с проставлением их оттисков и передаются по акту в структурные подразделения.

7.4.6. Структурные подразделения ведут общий учёт применяемых в деятельности печатей Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и штампов в журнальчике учёта выдачи печатей и штампов с проставлением их оттисков (приложение № 43 к Аннотации), в каком листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

7.4.7. Руководители структурных подразделений назначают служащих, ответственных за учёт, внедрение Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и хранение печатей и штампов, несущих индивидуальную ответственность за их внедрение и сохранность.

7.4.8. Печати и штампы выдаются руководителями структурных подразделений сотрудникам, ответственным за их учёт, внедрение и хранение, под расписку.

7.4.9. Передача Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области печатей, штампов сторонним лицам и вынос их за границы строения Правительства Ульяновской области не допускаются.


7.5. Хранение печатей и штампов


7.5.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых железных шкафах либо сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области печати в установленном Аннотацией порядке.

7.5.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения либо использования сторонними лицами.

7.5.3. Воспрещается хранить печати и штампы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право.

7.5.4. При утере печати либо штампа немедленно в письменном виде ставится в известность управляющий аппарата.


7.6. Передача, подмена и ликвидирование печатей и штампов


7.6.1. Сотрудник, получающий Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области печать, расписывается в особом журнальчике, разборчиво указывая дату, должность и фамилию, также основание получения печати, штампа.

7.6.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) в отдел мобилизационной Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области работы и режима секретности Правительства Ульяновской области или подмены (поражения) в порядке, предусмотренном Аннотацией.

7.6.3. Подмена печатей, штампов делается на основании разрешения управляющего аппарата.

Для подмены ранее выданных отделом мобилизационной работы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и режима секретности Правительства Ульяновской области печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты сотрудник, ответственный за учёт, внедрение и хранение печатей и штампов, должен представить руководителю аппарата:

письмо с просьбой о подмене печати, штампа Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области;

пояснительную записку с указанием предпосылки утраты печати, штампа;

акт об ликвидировании печати, штампа, утверждённый управляющим структурного подразделения.

7.6.4. Письмо с визой управляющего аппарата, акт и пояснительная записка направляются в отдел мобилизационной работы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и режима секретности Правительства Ульяновской области для регистрации в соответственном журнальчике.

7.6.5. Заказ на изготовка новейшей печати либо штампа оформляется в согласовании с подразделом 7.4 раздела 7 Аннотации.

7.6.6. В случае ликвидации структурного подразделения либо прекращения деятельности в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области итоге реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области для следующего поражения по акту.

Метод поражения определяется комиссией Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, которая создаётся управляющим аппарата.

Ликвидирование печатей, штампов подразумевает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее способности их восстановления и предстоящего использования.

7.6.7. В составленном акте об ликвидировании печатей, штампов должны быть Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области указаны время и место ликвидирования, состав комиссии, основание поражения печатей, штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов, метод ликвидирования, подписи членов комиссии.

Акт подшивается в дело «Акты о выделении к уничтожению документов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, печатей и штампов», которое хранится совместно с печатями, штампами и журнальчиком их учёта.

Данный акт является основанием для внесения отметки об ликвидировании печати, штампа в журнальчик учёта.


7.7. Контроль состояния учёта Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, использования и

хранения печатей и штампов


7.7.1. Проверку наличия и контроль за корректностью использования печатей и штампов в структурных подразделениях производит отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и бланков и оформляются протоколом. О проведённых проверках делаются отметки в журнальчике учёта.

7.7.2. При переводе, увольнении сотрудника, ответственного за учёт, внедрение и хранение печатей и штампов, управляющий структурного подразделения создаёт Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение обозначенному сотруднику, записям в журнальчике учёта.

Результаты проверки отражаются в акте приёма-передачи печатей и штампов другому сотруднику, назначенному Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области ответственным за их учёт, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.

7.7.3. В случае ненадлежащих учёта и критерий хранения печатей и штампов, повлёкших их порчу либо утрату, проводится служебная проверка с привлечением к ответственности лиц, по Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области вине которых наступили обозначенные последствия.


8. Учёт объёма документооборота


8.1. Объём документооборота составляет количество документов, поступивших в Правительство Ульяновской области и сделанных за определённый период времени. В объёме документооборота учитываются все входящие, исходящие и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые).

8.2. За единицу учёта количества документов принимается сам документ без учёта копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются раздельно в копировально-множительном бюро, машинописном Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области бюро службы делопроизводства.

Учёт количества документов проводится по Правительству Ульяновской области в целом.

8.3. Сотрудники службы делопроизводства, осуществляющие регистрацию отдельных видов документов, до 5 числа месяца, последующего за отчётным, представляют руководителю службы делопроизводства данные о Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области количестве зарегистрированных документов.

8.4. Результаты учёта количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководителю аппарата.


9. Документальный фонд Правительства Ульяновской области


Правительство Ульяновской области сформировывает собственный документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, разрабатывает и утверждает по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области (дальше – ЭПК) список документов, образующихся в процессе его деятельности, с указанием сроков хранения Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области.


9.1. Составление номенклатуры дел


Формирование документального фонда Правительства Ульяновской области осуществляется службой делопроизводства оковём составления номенклатуры дел, формирования и дизайна дел, обеспечения их сохранности, учёта и передачи дел в архив.

9.1.1. Номенклатура дел – систематизированный список заголовков (наименований) дел Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел создана для группировки исполненных документов в дела, классификации и учёта дел, определения сроков их хранения Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и является основой для составления описей дел неизменного, длительного (выше 10 лет) хранения и дел по личному составу, также для учёта дел временного (до 10 лет) хранения.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует управляться Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Уставом Ульяновской области, Законом Ульяновской области от 09.06.2005
№ 043-ЗО «О Правительстве Ульяновской области», положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием (структурой) Правительства Ульяновской области, планами и отчётами о работе, списками документов с указанием сроков хранения, типовыми Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предыдущие годы.

9.1.3. В Правительстве Ульяновской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 44 к Аннотации) и сводная номенклатура дел Правительства Ульяновской области (дальше – сводная номенклатура дел) (приложение Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области № 45 к Аннотации).

Номенклатура дел структурного подразделения на последующий календарный год разрабатывается до 01 ноября текущего года сотрудником, ответственным за делопроизводство, подписывается управляющим структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства для составления Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области сводной номенклатуры дел.

Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях возлагается на их управляющих.

Вновь образованное структурное подразделение должно в месячный срок создать номенклатуру дел и представить на согласование в повсевременно действующую экспертную Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области комиссию Правительства Ульяновской области (дальше – ЭК).

9.1.4. Сводная номенклатура дел составляется работниками службы делопроизводства на базе номенклатур дел структурных подразделений.

9.1.5. Сводная номенклатура дел на грядущий календарный год составляется в последнем квартале Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области текущего года.

9.1.6. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке, подписывается управляющим службы делопроизводства, исполнителем, согласовывается с ЭК, представляется ЭПК на согласование и утверждается управляющим аппарата.

9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области получают выписки из соответственных её разделов для использования в работе.

9.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается на 5 лет. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается управляющим аппарата и вводится в действие с Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области 01 января последующего календарного года.

В случае конфигурации функций и структуры составляется новенькая сводная номенклатура дел.

9.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в трёх экземплярах. 1-ый экземпляр, утверждённый управляющим аппарата, является документом неизменного срока хранения и врубается Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в номенклатуру дел службы делопроизводства, 2-ой экземпляр применяется в архиве, 3-ий передаётся в областное государственное экономное учреждение «Государственный архив Ульяновской области».

Рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел могут вестись в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области электрическом виде.

9.1.10. В сводной номенклатуре дел разделы размещены в согласовании с утверждённой структурой и штатным расписанием Правительства Ульяновской области. Наименованиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

9.1.11. В сводную номенклатуру дел Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области врубаются заглавия дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

9.1.12. Сводная номенклатура дел составляется по установленной форме. Графы номенклатуры дел заполняются последующим образом.

В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включённого в сводную Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ульяновской области цифрового обозначения структурного подразделения, утверждённого управляющим аппарата, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в границах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области арабскими цифрами, к примеру: 05-03, где:

05 – обозначение структурного подразделения;

03 – порядковый номер дела в разделе сводной номенклатуры дел.

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять схожие индексы для однородных дел в границах различных структурных Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области подразделений.

Дела по вопросам, не разрешённым в течение 1-го года, являются «переходящими» и вносятся в сводную номенклатуру дел будущего года с этим же индексом.

В графу 2 «Заголовок дела» сводной номенклатуры дел врубаются Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области заглавия дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел снутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью значимости документов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, составляющих дела, и их связью.

Сначала раздела размещаются заглавия дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, нормативные правовые акты, плановые и отчётные документы, переписку, номенклатуру дел, контрольные карточки либо другие учётные документы. При Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области всем этом заглавия дел, содержащих постановления, решения, поручения, размещаются перед заголовками дел правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области переписка»).

Заголовок дела состоит из частей, располагаемых в последующей последовательности: заглавие вида дела (переписка, журнальчик и т.д.) либо разновидности документов (протоколы, распоряжения и т.д.); заглавие структурного подразделения (создатель документа); заглавие организации Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, которой будут адресованы либо от которой будут получены документы (адресат либо корреспондент документа); короткое содержание документов дела; заглавие местности (местности), с которой связано содержание документов дела; дата, период, к Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области которым относятся документы дела, указание на копийность документа.

В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную документацию, указываются вид документа и создатель, к примеру:


Постановления Правительства Ульяновской области


В заголовках дел, содержащих документы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области по одному вопросу, но не связанных последовательностью выполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются главные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, к примеру:


Документы (справки, аналитические записки Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области) по выполнению постановлений, распоряжений, поручений Губернатора Ульяновской области


В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области не указываются, а указывается их общее видовое заглавие, к примеру:


Переписка с областными учреждениями и ведомствами по вопросам социально-экономического развития


В заголовках дел, содержащих плановую либо отчётную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области составлены планы (отчёты), к примеру:


Годичный бухгалтерский отчёт Правительства Ульяновской области по основной деятельности за 2011 год


Заглавия дел могут уточняться в процессе формирования и дизайна дел.

Графа 3 «Количество единиц хранения Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области» сводной номенклатуры дел заполняется по окончании года.

В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по типовому либо ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения и год издания Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области списка.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (к примеру: переходящие с 2010 г.), о лицах, ответственных за формирование дел, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области другую компанию для продолжения.

В этой же графе на дела, состоящие из электрических документов и баз данных, проставляется соответственная отметка «В электрическом виде».

9.1.13. Если в течение года в структурных подразделениях появляются новые документированные Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области участки работы, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются запасные номера.

9.1.14. По окончании делопроизводственного года в конце сводной Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведённых дел (томов, частей), раздельно неизменного и временного хранения.


9.2. Формирование и оформление дел


9.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел – группировка исполненных документов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в дела в согласовании с номенклатурой дел и классификация документов снутри дела.

9.2.2. Дела Правительства Ульяновской области формируются в структурных подразделениях. Ответственность за формирование дел в структурных подразделениях несут их руководители и сотрудники, ответственные Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области за делопроизводство.

9.2.3. При формировании дел нужно соблюдать последующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в согласовании с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы 1-го календарного года Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, кроме переходящих дел; раздельно группировать в дела документы неизменного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, излишние экземпляры, черновики Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области; по объёму дело не должно превосходить 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2.

Распорядительные документы группируются в дела по Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, аннотации, утверждённые нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются совместно с обозначенными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области регистрируются и формируются в дела раздельно от распоряжений по личному составу и кадровым вопросам.

Распоряжения по личному Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учётом сроков их хранения:

распоряжения о предназначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения – 75 лет) формируются раздельно от распоряжений о предоставлении главных, учебных отпусков, взысканиях Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, командировках (срок хранения – 5 лет).

Протоколы в деле размещаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утверждённые планы, отчёты, сметы, программки и другие документы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области группируются раздельно от их проектов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в прошлом году, документы группируются Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в дела текущего года.

9.2.4. Дела Правительства Ульяновской области подлежат оформлению при их заведении и по окончании года.

9.2.5. Зависимо от сроков хранения проводится полное либо частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области дела неизменного хранения, длительного (выше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения о приёме, увольнении, перемещении), лицевые счета по зарплате, личные дела уволенных.

Полное оформление дел предугадывает:

оформление реквизитов обложки дела Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области по установленной форме (приложение № 46 к Аннотации);

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение № 47 к Аннотации);

составление в нужных случаях внутренней описи документов дела (приложение № 48 к Аннотации);

подшивку и переплёт дела;

внесение нужных уточнений Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса дела, последних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение документов в скоросшивателях; документы при обработке не Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области пересистематизируются, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. В неотклонимом порядке заполняются реквизиты обложки дела.

9.2.6. Обложка дела неизменного хранения оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются: наименование Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области высшего исполнительного органа гос власти Ульяновской власти, структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области дела, оформляются последующим образом:

наименование высшего исполнительного органа гос власти Ульяновской области указывается на сто процентов, в именительном падеже;

наименование структурного подразделения записывается в согласовании с утверждённой структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области согласовании со сводной номенклатурой дел;

заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел (в нужных случаях в заголовок дела вносятся уточнения: номера актов, протоколов и др.);

дата дела: указываются год(ы) заведения Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и окончания дела в делопроизводстве.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами (число и год), заглавие месяца Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области пишется на сто процентов словом. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годичные планы и отчёты, потому что они отражены в заголовках дел.

Надписи на обложке дела следует делать Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области чётко, светоустойчивыми чернилами.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твёрдую обложку либо переплетаются.

В целях обеспечения порядка расположения документов, включённых в дело, все его листы, не считая листа-заверителя и внутренней Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области описи, нумеруются. Листы нумеруются обычным карандашом, числа проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому раздельно.

Приложения к делу, поступившие в переплёте Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются раздельно.

Документы с своей нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Фото, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специальные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области обратной стороне листа в левом верхнем углу.

После окончания нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи указываются количество листов в этом деле (цифрами и прописью Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области), должность и подпись её составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, либо при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела указываются новое Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области наименование этого структурного подразделения, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки.

9.2.7. Контроль за формированием дел и методическая помощь в форме консультаций в структурных подразделениях осуществляются службой Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области делопроизводства.


9.3. Организация оперативного хранения документов


9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях. Дела числятся заведёнными с момента включения в их первого исполненного документа.

9.3.2. Руководители Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

9.3.3. Дела находятся в рабочих комнатах либо специально отведённых для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, сейфах, предохраняющих их от пыли и воздействия Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области солнечного света.

9.3.4. Дела в шкафах для их учёта и резвого поиска размещаются вертикально, корешками наружу. В целях обеспечения оперативного поиска документов последовательность расположения дел должна соответствовать последовательности расположения заголовков дел в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области номенклатуре дел.

На корешке каждого дела указывают его индекс в согласовании с номенклатурой дел. Номенклатура дел либо выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области воспрещается.

9.3.5. В неотклонимом порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, возврате дел, при смене управляющего структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения.

Проверка наличия документов и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области дел проводится оковём сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется оковём их зрительного просмотра.

9.3.6. Выдача дел другим структурным подразделениям делается с разрешения управляющего структурного Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области подразделения. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы (формат А5) (приложение № 49 к Аннотации). В ней указываются структурное подразделение, индекс Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приёме дела.

Дела выдаются во временное использование сотрудникам структурных подразделений на срок менее 1-го месяца. По истечении обозначенного Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Посторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения управляющего аппарата либо его заместителя.

Изъятие документов из дел неизменного Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области хранения допускается в исключительных случаях и делается с разрешения управляющего аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с разъяснением обстоятельств выдачи.


10. Порядок передачи документов на Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области архивное хранение


Документы Правительства Ульяновской области после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на неизменное хранение в областное государственное экономное учреждение «Государственный архив Ульяновской области».

Документы Правительства Ульяновской Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области области, относящиеся к гос принадлежности, и документы временного (выше 10 лет хранения), также документы по личному составу хранятся в архиве. Многофункциональную деятельность архива производят сотрудники службы делопроизводства.

Подготовка дел к передаче на хранение Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в архив предугадывает работу, которая проводится в структурных подразделениях и содержит в себе последующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел;

составление описи дел;

составление актов о выделении к уничтожению Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области дел с истекшими сроками хранения.

Сотрудники службы делопроизводства производят контроль и оказывают методическую помощь в проведении вышеуказанных работ структурным подразделениям.


10.1. Экспертиза ценности документов


10.1.1. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение либо установление сроков Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области их хранения на базе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится на базе:

законодательства Русской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих возможности в сфере архивного дела.

10.1.2. Экспертиза ценности документов в Правительстве Ульяновской области проводится:

в структурных подразделениях при составлении Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области номенклатуры дел, при формировании дел и проверке корректности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению;

в архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и к уничтожению.

10.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Правительстве Ульяновской области сотворена ЭК из числа более обученных профессионалов в количестве более 5 человек.

ЭК создаётся распоряжением Правительства Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Ульяновской области.

Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается Правительством Ульяновской области.

10.1.4. Экспертиза ценности документов неизменного и временного хранения в структурных подразделениях осуществляется раз в год лицами, ответственными за делопроизводство.

10.1.5. При проведении Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел неизменного и временного (выше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками «До Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области минования надобности», «До подмены новыми», подлежащих предстоящему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли. При всем этом сразу проверяются качество и полнота номенклатуры дел Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, корректность определения сроков хранения дел.

10.1.6. Отбор документов для неизменного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел оковём полистного просмотра дел. В делах неизменного хранения подлежат изъятию дублетные Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, подлежащих неизменному хранению.

10.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел неизменного (приложение № 50 к Аннотации), временного (выше 10 лет) хранения (приложение № 51 к Аннотации) и по личному составу (приложение № 52 к Аннотации), также акты о Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области выделении дел к уничтожению (приложение № 53 к Аннотации).


10.2. Составление и оформление описей дел


10.2.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершённые в делопроизводстве дела неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и по личному Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный список единиц хранения архивного фонда, коллекции и созданный для их учёта и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой список дел Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются структурными подразделениями раз в год раздельно на дела неизменного хранения, дела временного (выше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

На дела временного (до Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области 10 лет) хранения описи не составляются.

10.2.2. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 54 к Аннотации) и представляются в службу делопроизводства не позже чем через год после окончания дел в делопроизводстве.

10.2.3. При Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются последующие требования:

при внесении в опись попорядку дел с схожими заголовками пишется стопроцентно заголовок первого дела, а все другие однородные дела обозначаются словами «То же», при всем этом другие Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области сведения о делах вносятся в опись стопроцентно (на каждом новеньком листе описи заголовок воспроизводится вполне);

порядок нумерации дел в описи – валовый за пару лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в четком согласовании с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи «Примечание» употребляется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на нужный акт, о наличии копий.

10.2.4. В конце описи прямо за последней описательной статьёй заполняется итоговая запись, в какой указываются (цифрами и прописью Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области) количество дел, числящихся по описи, 1-ый и последний номера дел по описи дел, также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

10.2.5. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области его должности и утверждается управляющим структурного подразделения.

10.2.6. Опись дел структурного подразделения составляется в 2-ух экземплярах, один из которых передаётся вкупе с делами в службу делопроизводства, а 2-ой остаётся в качестве контрольного Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области экземпляра в структурном подразделении.

10.2.7. Описи дел, приготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел Правительства Ульяновской области, которые готовит сотрудник службы делопроизводства под методическим управлением профессионалов областного муниципального экономного учреждения «Государственный Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области архив Ульяновской области».

10.2.8. Отбор документов за соответственный период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению выполняются после составления сводных описей дел неизменного хранения за тот же период.

Обозначенные описи и акты Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области рассматриваются на заседании ЭК сразу. Одобренные на ЭК акты утверждаются управляющим аппарата после утверждения на ЭПК описей дел неизменного хранения. После чего разрешается убить дела, включённые в данные акты, в согласовании с Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области установленным порядком.

10.2.9. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, обычно, на дела Правительства Ульяновской области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то заглавие каждого Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения.

Дела врубаются в акт, если предусмотренный для их срок хранения истёк к 01 января года, в каком составлен акт, к примеру: законченные
в 2007 году дела с Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приёмо-сдаточной затратной, в какой указываются дата передачи Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, количество сдаваемых дел и вес картонной макулатуры (приложение № 53 к Аннотации).

После поражения дел в сводной номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за архив, к примеру:


«Уничтожено. См. акт №_______ от ________». И Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области.О.Фамилия.


10.3. Подготовка и передача документов в архив


10.3.1. В архив передаются дела с исполненными документами неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача делается только по описям дел.

10.3.2. Дела с Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области исполненными документами неизменного и временного (выше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения 1-го года их хранения и использования в структурном подразделении.

10.3.3. Дела временного (до 3 лет) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в структурных подразделениях и по истечении года хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.3.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному службой делопроизводства, согласованному с руководителями структурных подразделений и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области утверждённому управляющим аппарата.

10.3.5. В период подготовки структурными подразделениями дел к передаче в архив сотрудниками службы делопроизводства за ранее проверяется корректность их формирования, дизайна и соответствие количества дел, включённых в опись, количеству дел Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, заведённых в согласовании со сводной номенклатурой дел. Все выявленные в процессе проверки недочеты в формировании и оформлении дел сотрудники структурных подразделений должны убрать.

10.3.6. Приём каждого дела делается сотрудником службы делопроизводства в присутствии сотрудника структурного Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области подразделения.

При всем этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включённого в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество практически принятых дел Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, дата приёма-передачи дел, также подписи принимающего и передающего дела.

10.3.7. В случае ликвидации либо реорганизации структурного подразделения ответственный за делопроизводство в данном структурном подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий сформировывает все имеющиеся документы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в дела, оформляет дела и передаёт их в службу делопроизводства независимо от сроков хранения. Передача оформляется по описям и номенклатуре дел.


10.4. Внедрение документов архива


10.4.1. Основными формами использования документов архива являются:

выполнение Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области социально-правовых запросов людей в форме архивной справки и архивной выписки;

выдача заверенных архивных копий документов;

выполнение направленных на определенную тематику запросов.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов выдаются на Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области основании письменного запроса организации либо личного лица.

Срок выполнения запросов социально-правового нрава людей и организаций по материалам архива не должен превосходить 30 дней со денька регистрации воззвания. При сложных запросах срок Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области может быть продлён, но менее чем на 30 дней с неотклонимым извещением об этом заявителя.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации либо архивы, также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области момента воззвания.

10.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве, на бланке Правительства Ульяновской области.

Архивная справка подписывается управляющим аппарата, а в его отсутствие – управляющим службы делопроизводства (в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области согласовании с должностным регламентом) и заверяется печатью.

10.4.3. Архивные копии документов и архивные выписки.

Архивные копии документов и архивные выписки выдаются в согласовании с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий документов и архивных выписок заверяется подписью Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области сотрудника службы делопроизводства (в согласовании с должностным регламентом), исполнившего запрос, и печатью.

Архивная выписка делается только из документа, в каком содержится несколько отдельных, не связанных меж собой вопросов, и должна воспроизводить Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие колебание в их достоверности, оговариваются словами: «В тексте неразборчиво» либо «Так в документе».

10.4.4. На архивных копиях документов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и архивных выписках проставляются штампы с обозначением наименования документа: «Архивная копия», «Архивная выписка».

Все листы архивной копии документа либо архивной выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Правительства Ульяновской области.

Архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки направляются заявителям по почте либо выдаются под расписку на руки при предоставлении паспорта либо другого документа, удостоверяющего личность.

10.4.5. Документы из архива могут быть Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области изъяты в согласовании с законодательством Русской Федерации.

В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.


11. Особенности работы с электрическими документами


11.1. В Правительстве Ульяновской области создаются и Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области употребляются:

электрические документы, создаваемые в электрической форме без подготовительного документирования на картонном носителе;

электрические образы документов, приобретенные в итоге сканирования документов и хранящиеся в СЭД.

Электрический документ должен быть оформлен по общим Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на картонном носителе, кроме оттиска печати и изображения герба Ульяновской области.

11.2. При передаче электрических документов в другие муниципальные органы и другие организации документы Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области заверяются ЭП Правительства Ульяновской области – создателя документа в согласовании с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электрической подписи».

11.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электрических документов в СЭД во внутреннем документообороте Правительства Ульяновской области могут Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области употребляться методы доказательства действий с электрическими документами, при которых ЭП не употребляется, при условии, что программные средства, используемые в Правительстве Ульяновской области, позволяют совершенно точно идентифицировать лицо, подписавшее документ Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области.

11.4. Состав электрических документов Правительства Ульяновской области, обращающихся в СЭД, определяется Губернатором – Председателем Правительства Ульяновской области по согласованию с ЭПК и в согласовании с списком документов, создание, хранение и внедрение которых может осуществляться только в форме Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области электрических документов.

Список документов, создание, хранение и внедрение которых может осуществляться только в форме электрических документов, утверждается Губернатором – Председателем Правительства Ульяновской области.

11.5. Электрические документы создаются, обрабатываются и хранятся в Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Русской Федерации.

11.6. Приём и отправка электрических документов осуществляются службой делопроизводства.

11.7. При получении электрических документов, подписанных ЭП, служба делопроизводства производит проверку подлинности ЭП.

11.8. При передаче Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области поступивших электрических документов на рассмотрение Губернатору – Председателю Правительства Ульяновской области, направлении электрических документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Правительства Ульяновской области, отправке электрических документов и хранении электрических документов совместно с электрическими Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

11.9. Документы, создаваемые в Правительстве Ульяновской области и (либо) поступившие в Правительство Ульяновской области на картонном носителе, врубаются в СЭД после сканирования и сотворения электрических образов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области документов. Включение электрического вида документа в СЭД может быть после его сопоставления с подлинником документа.

11.10. Единицей учёта электрического документа является электрический документ, зарегистрированный в СЭД.

11.11.  В целях учёта и поиска документов Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в СЭД употребляются неотклонимые сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

наименование или инструкция документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

полное количество листов приложений;

указания по выполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области;

отметка о конфиденциальности документа.

В СЭД вводится текст распознанного документа для воплощения полнотекстового поиска.

11.12. Электрические документы формируются в дела в согласовании с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области документов на картонном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведётся в электрическом виде.

11.13. Электрические документы после их выполнения подлежат хранению в установленном порядке в Правительстве Ульяновской области Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области в течение сроков, предусмотренных для подобных документов на картонном носителе.

11.14. После истечения срока, установленного для хранения электрических документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утверждённого управляющим аппарата.


________________

^ ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Аннотации


УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности управляющего Его Превосходительству - Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области структурного подразделения


Подпись И.О.Фамилия

____ _____________ 20__ г.




egipet-gasparyan-m-yu-tuchi-ne-mogut-dolgo-skrivat-solnechnij-svet-m-yu-gasparyan.html
egipet-srednee-carstvo-perehodnij-period-referat.html
egipetskaya-kultura-moej-lyubvi-kniga-stihotvorenij.html